Ort, Datum, Unterschrift: So füllst du die Zeile richtig aus

Auf Formularen, Verträgen und Bewerbungen steht fast immer dieselbe Zeile: „Ort, Datum, Unterschrift“. Sie sieht harmlos aus, und trotzdem fragen sich viele, was genau hineingehört. Welches Datumsformat ist richtig? Ist der Ort dein Wohnort oder der Ort, an dem du gerade sitzt? Und was passiert, wenn du die Zeile leer lässt? Hier die Antworten, mit Beispielen zum Abschreiben.

Was gehört in die Zeile?

Die Zeile hat drei Teile, die zusammen einen klaren Zweck erfüllen: Sie zeigen, wo und wann du etwas erklärt hast und dass du es bist, der es erklärt.

• Ort: der Ort, an dem du unterschreibst.
• Datum: der Tag, an dem du unterschreibst.
• Unterschrift: dein eigenhändiger Namenszug, meist über dem gedruckten Namen. Was als eigenhändig gilt, erklärt Eigenhändige Unterschrift: Was zählt und was nicht?

Auf vielen Formularen steht unter der Linie „Ort, Datum“ und unter einer zweiten Linie „Unterschrift“. Ort und Datum schreibst du dann links, die Unterschrift rechts oder darunter.

Das richtige Format für Ort und Datum

Üblich ist der Ort, ein Komma und das Datum. Das Handbuch der Stadt Wien gibt als Schreibweise „1. April 2007 oder 1.4.2007“ an, nicht „01/04/2007“¹. Wichtig für Österreich: Der erste Monat heißt dort im Schriftverkehr „Jänner“, nicht „Januar“¹. Für Geschäftsbriefe gibt es in Österreich außerdem die ÖNORM A 1080, die Gestaltung und Schreibweisen im Schriftverkehr regelt.

Format	Beispiel	Wann?
Numerisch mit Punkten	Wien, 4.10.2026	Formulare, Anträge, Alltag
Numerisch mit führender Null	Wien, 04.10.2026	Ebenfalls verbreitet, auf Formularen oft so vorgedruckt
Monat ausgeschrieben	Wien, 4. Oktober 2026	Anschreiben, Briefe, förmliche Texte
Mit „Jänner“	Linz, 4. Jänner 2027	Wie oben, nur für den ersten Monat
ISO 8601	Wien, 2026-10-04	Technische Dokumente, nicht für Bewerbungen

Kurz gesagt: Wien, 4.10.2026 oder Wien, 4. Oktober 2026. Beide sind richtig. Wähle eine Form und bleib innerhalb eines Dokuments dabei. Achte außerdem darauf, dass das Jahr vierstellig ist: „4.10.26“ ist missverständlich, auch wenn es meist verstanden wird.

Was ist der Ort, und was ist, wenn er nicht passt?

Der Ort ist der Ort, an dem du unterschreibst. Das ist nicht zwingend dein Wohnort. Sitzt du im Zug oder im Urlaub, wenn du den Vertrag unterschreibst, ist das streng genommen der Ort der Unterschrift. In der Praxis geben die allermeisten ihren Wohn- oder Arbeitsort an, weil sie zu Hause oder im Büro unterschreiben.

Beim eigenhändigen Testament ist die Lage mild: Du musst die Verfügung eigenhändig schreiben und eigenhändig mit deinem Namen unterschreiben. Ort und Zeit der Errichtung anzugeben ist nach § 578 ABGB „zwar nicht notwendig, aber ratsam“². Wer sauber arbeiten will, schreibt Ort und Datum trotzdem dazu.

Was tun, wenn das Feld fehlt oder leer geblieben ist?

• Formular hat kein Feld: Schreib Ort und Datum trotzdem über deine Unterschrift, wenn Platz ist. Nötig ist es nicht, wenn das Dokument selbst ein Datum trägt.
• Du hast das Datum vergessen: Trag es nicht nachträglich mit dem alten Datum ein. Setz das heutige Datum ein oder ergänze es mit Vermerk („nachgetragen am ...“).
• Die Gegenseite hat es vergessen: Ein Vertrag wird nicht automatisch ungültig, nur weil Ort und Datum fehlen. Wichtiger ist, dass die Unterschrift da ist. Wo das Gesetz Schriftlichkeit verlangt, braucht es die Unterschrift der Parteien³, nicht die Datumszeile.

Darf man zurückdatieren?

Das ist die heikle Frage. Zunächst: Das Datum soll den Tag nennen, an dem du unterschreibst. Wer ein früheres Datum einträgt, obwohl er heute unterschreibt, gibt etwas Falsches an. Je nach Zweck kann das harmlos sein oder ernste Folgen haben.

• Harmlos: Zwei Parteien schreiben ausdrücklich in den Vertrag, dass er rückwirkend zum 1. Oktober gelten soll („gültig ab“). Das ist keine Rückdatierung der Unterschrift, sondern eine Regelung des Beginns. Das Unterschriftsdatum bleibt das echte.
• Riskant: Du setzt ein falsches Unterschriftsdatum ein, um Fristen zu wahren, Ansprüche vorzutäuschen oder Dritte zu täuschen. Wer zur Täuschung im Rechtsverkehr eine falsche Urkunde herstellt oder eine echte verfälscht, riskiert eine Strafe wegen Urkundenfälschung (§ 223 StGB, bis zu einem Jahr Freiheitsstrafe oder Geldstrafe bis zu 720 Tagessätzen)⁴.

Unser Rat: Schreib das Datum, an dem du wirklich unterschreibst. Soll etwas für einen früheren Zeitraum gelten, steht das als Vertragsklausel im Text, nicht in der Datumszeile. Bei Verträgen mit Fristen oder Geld lass dich im Zweifel beraten.

Digitale Formulare und PDFs

In digitalen Formularen füllst du Ort und Datum meist als Textfeld aus. Viele PDF-Programme und Portale setzen das Datum beim Unterschreiben selbst ein. Dann ist das Datum das Systemdatum, und du musst nichts schreiben.

1. Trag den Ort in das Textfeld ein, am besten genauso wie sonst (zum Beispiel „Graz“).
2. Trag das Datum im Format T.M.JJJJ ein, wenn kein Datumsfeld es vorgibt.
3. Füg deine Unterschrift als Bild über der Linie ein. Die Anleitung steht in Unterschrift in PDF einfügen.
4. Speichere die Datei und prüf, ob die Unterschrift nicht über Text oder Linie hinausragt.

Ein eingefügtes Unterschriftsbild ist keine qualifizierte elektronische Signatur. Für Bewerbungen, Anträge oder Bestellformulare reicht es meist, für Verträge mit Schriftlichkeitserfordernis nicht. Dort erfüllt nur die qualifizierte elektronische Signatur das Erfordernis der Schriftlichkeit⁵, in Österreich etwa über die ID Austria.

Wo genau steht die Zeile?

Auf Formularen ist die Position meist vorgegeben. Wenn du selbst ein Schreiben aufsetzt, gelten diese Regeln:

• Brief: Das Datum steht oben rechts oder im Informationsblock, die Unterschrift unter der Grußformel. Eine eigene Zeile „Ort, Datum, Unterschrift“ brauchst du nur bei Erklärungen und Formularen.
• Vertrag: Am Ende des Textes, bei zwei Parteien nebeneinander. Jede Partei hat ihre eigene Zeile.
• Vollmacht oder Einverständnis: Unter dem Text, mit Ort, Datum und gedrucktem Namen darunter, damit klar ist, wer unterschrieben hat.
• Bewerbung: Am Ende von Anschreiben und Lebenslauf, mit gleichem Ort und Datum.

Schreib Ort und Datum mit demselben Stift wie die Unterschrift, ohne Pause dazwischen. Das wirkt einheitlich und lässt wenig Raum für Zweifel, ob die Angaben später ergänzt wurden. Lass die Unterschrift nicht in die Zeile darüber hineinragen, sonst werden Datum oder Text schwer lesbar.

Richtig und falsch: Beispiele

Richtig	Falsch	Warum?
Salzburg, 4.10.2026	4.10.2026, Salzburg	Reihenfolge: erst Ort, dann Datum
Salzburg, 4.10.2026	Salzburg 4.10.26	Komma fehlt, Jahr unvollständig
Wien, 4. Oktober 2026	Wien, 4. 10. 2026.	Mischform und Schlusspunkt
Innsbruck, 4. Jänner 2027	Innsbruck, 4. Januar 2027	In Österreich schreibt man im Schriftverkehr „Jänner“
Graz, 4.10.2026 (Unterschrift darunter)	Unterschrift über Ort und Datum	Die Unterschrift gehört unter die Angabe oder daneben

Für Eilige: Spickzettel

1. Schreib den Ort, an dem du gerade unterschreibst.
2. Setz ein Komma und das heutige Datum dahinter (T.M.JJJJ).
3. Unterschreib eigenhändig in einem Zug, über oder neben der Linie.
4. Prüf, ob alle Angaben lesbar sind, bevor du das Dokument aus der Hand gibst.

Häufige Fragen aus der Praxis

Muss ich auch bei einer E-Mail Ort und Datum angeben?

Nein. Eine E-Mail trägt ihr Sendedatum automatisch. Ort und Datum brauchst du nur dort, wo ein Formular oder eine Vorlage die Zeile vorsieht.

Was gilt, wenn ich im Ausland unterschreibe?

Dann ist der Ort der Ort im Ausland, an dem du bist, zum Beispiel „Lissabon, 4.10.2026“. Das Datumsformat bleibt gleich. Verlangt die Empfängerseite eine Beglaubigung, siehe Unterschrift beglaubigen lassen.

Soll ich die Uhrzeit dazuschreiben?

Nur wenn es auf die Reihenfolge am selben Tag ankommt, etwa bei Fristen. Sonst genügt das Datum.

Sonderfälle

• Bewerbung: Ort und Datum im Anschreiben und im Lebenslauf gleich halten. Mehr dazu in Unterschrift im Lebenslauf.
• Handzeichen oder Kürzel: Wenn nur ein Kürzel verlangt ist, siehe Paraphe und Handzeichen.
• Mehrere Unterschreibende: Jeder trägt Ort, Datum und Unterschrift ein. Unterschreiben sie an verschiedenen Tagen, stehen auch verschiedene Daten da.
• Prüfung und Behörde: Halte dich an das vorgegebene Muster, Abweichungen können zur Rückfrage führen.

Hinweis: Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und keine Rechtsberatung. Bei wichtigen Verträgen frag eine Anwältin, einen Anwalt oder eine Beratungsstelle.

Häufige Fragen

Wie schreibt man Ort und Datum richtig?

Ort, Komma, Datum: zum Beispiel „Wien, 4.10.2026“ oder „Wien, 4. Oktober 2026“. Im ersten Monat heißt es in Österreich „Jänner“.

Ist der Ort mein Wohnort?

Nicht zwingend. Gemeint ist der Ort, an dem du unterschreibst. In der Praxis ist das meist Wohn- oder Arbeitsort.

Darf ich Ort und Datum nachtragen?

Besser nicht mit einem früheren Datum. Trag das aktuelle Datum ein oder vermerke, dass die Angabe nachgetragen wurde. Ein falsches Datum zur Täuschung kann als Urkundenfälschung nach § 223 StGB gelten.

Ist ein Vertrag ohne Datum ungültig?

Nicht automatisch. Entscheidend ist, dass die nötige Form eingehalten ist. Bei gesetzlicher Schriftlichkeit ist das die Unterschrift der Parteien. Das Datum ist in aller Regel Beweismittel, keine Voraussetzung.

Muss ich beim Testament Ort und Datum angeben?

Nach § 578 ABGB ist das zwar nicht notwendig, aber ratsam. Das Testament muss eigenhändig geschrieben und unterschrieben sein.

Quellen

1. 1Handbuch der Stadt Wien: Schreibweisen (handbuch.wien.gv.at)
2. 2JUSLINE Österreich, § 578 ABGB (jusline.at)
3. 3§ 886 ABGB, Schriftlichkeit (ris.bka.gv.at)
4. 4JUSLINE Österreich, § 223 StGB Urkundenfälschung (jusline.at)
5. 5§ 4 Signatur- und Vertrauensdienstegesetz (SVG) (ris.bka.gv.at)