Qualifizierte elektronische Signatur (QES): Was ist das?

Digitale Unterschrift, elektronische Signatur, QES: Die Begriffe werden oft durcheinandergeworfen, rechtlich sind sie aber weit voneinander entfernt. Nur eine Stufe steht der handschriftlichen Unterschrift gleich. Hier erfährst du, was die qualifizierte elektronische Signatur ist, wann du sie brauchst, wie du an eine kommst und warum ein eingefügtes Bild deiner Unterschrift etwas ganz anderes ist.

Was ist eine qualifizierte elektronische Signatur?

Die QES ist eine fortgeschrittene elektronische Signatur, die mit einer qualifizierten Signaturerstellungseinheit erzeugt wird und auf einem qualifizierten Zertifikat beruht¹. Der Begriff stammt aus der EU-Verordnung eIDAS (Art. 3 Nr. 12), die in Österreich unmittelbar gilt. Nach Art. 25 Abs. 2 hat sie die gleiche Rechtswirkung wie eine handschriftliche Unterschrift¹.

Im österreichischen Recht regelt § 4 des Signatur- und Vertrauensdienstegesetzes (SVG) die Folgen: „Eine qualifizierte elektronische Signatur erfüllt das rechtliche Erfordernis der Schriftlichkeit im Sinne des § 886 ABGB.“² Dort steht auch, was die Schriftlichkeit bei Verträgen bedeutet: Sie verlangt die Unterschrift der Parteien³. Andere Formvorschriften, etwa die Beiziehung eines Notars oder Rechtsanwalts, bleiben unberührt.

Die drei Stufen im Vergleich

Stufe	Was es ist	Beispiel	Ersetzt Schriftform?
Einfache elektronische Signatur	Beliebige Daten, die einem Dokument beigefügt oder mit ihm verknüpft sind	Getippter Name unter einer E-Mail, eingefügtes Bild der Unterschrift	Nein
Fortgeschrittene elektronische Signatur	Eindeutig dem Unterzeichner zugeordnet, erkennt spätere Änderungen, unter seiner alleinigen Kontrolle	Signaturverfahren mit persönlicher Anmeldung	Nein
Qualifizierte elektronische Signatur	Fortgeschrittene Signatur mit qualifiziertem Zertifikat, geprüfter Identität und zertifizierter Signaturerstellungseinheit	ID Austria, Signatur über Chipkarte oder Fernsignatur	Ja, nach § 4 SVG

Die Stufen bauen aufeinander auf. Alle sind rechtlich nicht wertlos, aber nur die qualifizierte erfüllt die Schriftform. Der Unterschied liegt in der Beweiskraft und darin, ob sie eine gesetzliche Form erfüllt.

Wann brauchst du eine QES?

Die meisten Verträge sind formfrei, dort reicht eine Zustimmung per Mail. Du brauchst eine QES nur, wenn das Gesetz Schriftlichkeit verlangt und die elektronische Form zugelassen ist, oder wenn ein Vertragspartner oder eine Behörde sie ausdrücklich fordert.

Wo auch die QES nicht (allein) reicht

Das SVG nennt Fälle, in denen die Schriftlichkeit per QES nicht oder nur mit Zusatz geht²:

• Letztwillige Verfügungen: Ein Testament kann nicht in elektronischer Form wirksam errichtet werden. Hier brauchst du Papier und Kuli (oder den Notar).
• Bestimmte familien- und erbrechtliche Erklärungen: Sie sind elektronisch nur wirksam, wenn das Dokument die Bestätigung eines Notars oder Rechtsanwalts enthält, dass er über die Rechtsfolgen der Signatur aufgeklärt hat.
• Bürgschaft von Privatpersonen: Für die Bürgschaftserklärung nach § 1346 Abs. 2 ABGB, die außerhalb der gewerblichen oder beruflichen Tätigkeit abgegeben wird, gilt dieselbe Notar- oder Anwaltsbestätigung.

Dazu kommt ein Verbraucherschutz: Vertragsklauseln, die Erklärungen des Verbrauchers an den Unternehmer die QES als Schriftform verwehren, sind grundsätzlich nicht verbindlich, es gibt dafür Ausnahmen². Wenn du unsicher bist, frag die Stelle, die das Dokument verlangt, oder lass dich beraten.

Warum die QES mehr Beweiskraft hat

Die QES soll sicherstellen, dass das Dokument vom Unterzeichner stammt und nach dem Signieren nicht verändert wurde. Dazu prüft der Anbieter deine Identität, bevor er dir ein Zertifikat ausstellt, und die Signatur wird mathematisch mit dem Dokument verknüpft. Wird das Dokument später geändert, schlägt die Prüfung fehl. Bei einer einfachen Signatur gibt es diese Garantien nicht: Ein Bild lässt sich kopieren, und in einem Streit musst du beweisen, dass es von dir kommt.

• Identität: Der Anbieter hat dich vor der Ausstellung geprüft.
• Integrität: Jede nachträgliche Änderung am Dokument wird erkannt.
• Zuordnung: Das Zertifikat gehört eindeutig dir.
• Aufsicht: Qualifizierte Anbieter unterliegen EU-weit einer Aufsicht, in Österreich der Telekom-Control-Kommission.

Typische Einsatzfälle

Im Alltag begegnet dir die QES vor allem bei Verträgen, die nicht in Papierform vorliegen sollen, aber Schriftform brauchen, zum Beispiel manche Verträge im Geschäftsverkehr, behördliche Eingaben oder Dokumente, die du an Behörden oder Gerichte sendest. Für private Alltagsfälle wie Mietbestätigung, Bestellung oder Anmeldung ist sie in der Regel nicht nötig.

Damit du keinen Aufwand verschwendest, lohnt eine einfache Prüfung vor dem Kauf:

1. Steht im Gesetz oder Vertrag „Schriftform“? Wenn nein, brauchst du keine QES.
2. Verlangt das Gesetz für diesen Fall mehr (Beurkundung, Handschrift)? Dann hilft auch die QES nicht.
3. Verlangt die Stelle ausdrücklich eine qualifizierte Signatur? Dann brauchst du eine.
4. Wie oft wirst du signieren? Bei einmaligem Bedarf lohnt sich meist ein einfacher Tarif, bei häufigem Bedarf ein Abo oder eine Karte.

QES in der Praxis: Wie erkennst du sie?

Ein signiertes PDF zeigt dir in gängigen PDF-Programmen ein Signaturfeld oder eine Leiste, in der Gültigkeit und Zertifikat angezeigt werden. Ein bloßes Unterschriftsbild erzeugt so eine Anzeige nicht. Wenn du ein Dokument erhältst, das „unterschrieben“ aussieht, aber keine Signaturinformation enthält, ist es mit hoher Wahrscheinlichkeit nur eine einfache Signatur.

Chipkarte oder Fernsignatur?

• Chipkarte und Kartenleser: Das Zertifikat liegt auf einer Karte. Du brauchst Leser und Software und bist an deinen Rechner gebunden.
• Fernsignatur: Der Anbieter verwaltet den Schlüssel. Du bestätigst jede Signatur über ein zweites Gerät und kannst von Handy oder Rechner aus unterschreiben.

Welche Variante besser passt, hängt von der Häufigkeit ab. Für gelegentliche Verträge ist die Fernsignatur meist bequemer.

Gilt die QES auch im Ausland?

Qualifizierte Signaturen, die in einem EU-Mitgliedstaat erstellt wurden, müssen nach eIDAS in allen anderen Mitgliedstaaten als qualifizierte Signatur anerkannt werden¹. Das gilt für Signaturen, nicht für die Frage, ob ein bestimmter Vertrag eine Form braucht: Das richtet sich weiter nach dem jeweils anwendbaren Recht. Die Seite der ID Austria spricht von Gleichstellung EU-weit⁴. Außerhalb der EU kommt es auf das Land an.

Was die QES nicht ist

Eine QES ist weder ein Foto deiner Unterschrift noch ein Passwort für ein Portal. Auch das Häkchen „Ich stimme zu“ oder eine Unterschrift per Finger auf dem Tablet ist in der Regel nur eine einfache oder fortgeschrittene Signatur. Erst wenn ein qualifizierter Anbieter das Zertifikat ausgestellt hat und die Signatur nach der Verordnung eIDAS erstellt wurde, ist sie qualifiziert.

So bekommst du eine QES

In Österreich ist der einfachste Weg die ID Austria, der digitale Ausweis, der die Handy-Signatur abgelöst hat. Sie wird allen Nutzerinnen und Nutzern kostenlos zur Verfügung gestellt, und die damit erzeugte qualifizierte Signatur ist laut ID Austria EU-weit der handschriftlichen gleichgestellt⁴. Die Registrierung ist ab 14 Jahren möglich. Die Vollfunktion setzt eine Identitätsprüfung bei einer Behörde voraus, wer eine amtlich registrierte Handy-Signatur hatte, kann online umsteigen⁴.

1. ID Austria einrichten: Registrierung nach den Hinweisen auf id-austria.gv.at, mit Identitätsprüfung bei einer Behörde oder, bei amtlich registrierter Handy-Signatur, online.
2. Dokument vorbereiten: meist als PDF. Der Name des Ausstellers muss erkennbar sein.
3. Signieren: Du bestätigst die Signatur über die ID-Austria-App oder mit deinen Zugangsdaten. Die Signatur wird fest mit dem Dokument verbunden.
4. Signatur prüfen: Der Empfänger kann die Gültigkeit mit der Signaturprüfung der RTR kontrollieren⁵.

Daneben gibt es private qualifizierte Vertrauensdiensteanbieter. Welche das sind, zeigt die Vertrauensliste der RTR für Anbieter mit Sitz in Österreich⁶, europaweit der Trusted List Browser der EU-Kommission⁷. Wähle nur aus diesen Listen, nicht nach der Werbung einer Webseite.

Was kostet eine QES?

Mit der ID Austria nichts⁴. Private Anbieter berechnen je nach Modell eine Gebühr für Zertifikat und Identifizierung, ein Abo oder einen Preis pro Signatur. Verbindliche Zahlen nennen die Behörden nicht, deshalb nennen wir hier keine Preise.

Digitale Unterschrift rechtsgültig? Das gilt für Bilder

Ein Bild deiner Unterschrift, das du in ein PDF oder Word-Dokument einfügst, ist eine einfache elektronische Signatur. Das gilt auch für Dateien aus unserem Werkzeug. Sie ist erlaubt und praktisch für Briefe, Anmeldungen und Formulare, bei denen keine Form vorgeschrieben ist. Wo Schriftlichkeit gilt, reicht sie nicht: Dort brauchst du die Unterschrift mit Kuli oder, wo erlaubt, eine QES.

Wie du das Bild sauber einfügst, steht im Ratgeber Unterschrift in PDF einfügen. Was rechtlich als eigenhändige Unterschrift gilt, erklärt der nächste Artikel, und wenn eine Behörde oder ein Notar mehr verlangt, hilft dir der Beitrag zum Beglaubigen der Unterschrift.

Hinweis: Dieser Artikel ist keine Rechtsberatung. Welche Form für dein Dokument gilt, hängt vom Einzelfall ab.

Häufige Fragen

Was ist eine qualifizierte elektronische Signatur?

Eine fortgeschrittene elektronische Signatur mit qualifiziertem Zertifikat und sicherer Signaturerstellung. Sie ist der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt.

Ist meine eingescannte Unterschrift eine QES?

Nein. Ein Bild deiner Unterschrift ist eine einfache elektronische Signatur und ersetzt keine Schriftform.

Wo bekomme ich eine QES?

Am einfachsten mit der ID Austria, die kostenlos ist. Daneben gibt es private qualifizierte Anbieter, siehe Vertrauensliste der RTR und EU-Trusted-List.

Reicht die QES immer statt der Unterschrift?

Nein. Ein Testament kann nicht elektronisch errichtet werden, bei einer privaten Bürgschaft braucht es zusätzlich die Bestätigung eines Notars oder Rechtsanwalts.

Ist eine digitale Unterschrift rechtsgültig?

Für formfreie Erklärungen ja, auch als einfache Signatur. Wo Schriftlichkeit gilt, brauchst du die Unterschrift mit Kuli oder eine QES.

Quellen

1. 1Verordnung (EU) Nr. 910/2014 (eIDAS), Art. 3 und 25 (eur-lex.europa.eu)
2. 2§ 4 Signatur- und Vertrauensdienstegesetz (SVG), Rechtswirkungen (ris.bka.gv.at)
3. 3§ 886 ABGB, Schriftlichkeit (ris.bka.gv.at)
4. 4ID Austria: Generelle Informationen (id-austria.gv.at)
5. 5RTR: Signatur- und Zertifikatsprüfung (rtr.at)
6. 6RTR: Vertrauensliste der beaufsichtigten Vertrauensdiensteanbieter (rtr.at)
7. 7EU-Kommission: Trusted List Browser (eidas.ec.europa.eu)